Ausgefallene Veranstaltungen, Meetings, Trainings oder Business-Events: Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, eine Veranstaltung virtuell in Form eines Livestreams, als Live-Online-Seminar oder Webinar durchzuführen.
Wenn Sie bislang noch keine Erfahrungen mit der Durchführung solcher Veranstaltungen sammeln konnten, stellen sich die technischen Anforderungen, die Lösungen verschiedener Anbieter im Markt und die inhaltlichen Möglichkeiten, ein solches Event zu gestalten, erfahrungsgemäß sehr unübersichtlich dar. In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Fragen zur Planung und Durchführung eines virtuellen Events.
WAS MÖCHTEN SIE ERREICHEN?
Die wichtigste und erste Frage lautet: Was möchten Sie mit dem virtuellen Event erreichen? Was waren die Ziele der Veranstaltung, die Sie nun absagen mussten? Es gibt eine Vielzahl an unterschiedlichen Umsetzungs- und Gestaltungsmöglichkeiten für ein virtuelles Event, genauso wie technische Faktoren. Diese sollten auf Ihre Zielsetzung zugeschnitten werden, damit Ihr virtuelles Event eine echte Alternative zum ursprünglich geplanten Veranstaltungsformat sein kann und für alle Beteiligten den gewünschten Nutzen bietet.
Wichtig: Professionelle Anbieter bieten immer eine Reihe verschiedener technischer Lösungen für große und kleine Anforderungen an. Wenn ein Anbieter in der jetzigen Situation versucht, seine technische Lösung als das Non-Plus-Ultra für alle Bedürfnisse anzupreisen oder Pauschalangebote macht, sollten Sie misstrauisch werden. Nehmen Sie sich die Zeit, verschiedene Lösungen zu vergleichen und fragen Sie nach erfolgreichen Referenzprojekten aus der Vergangenheit.
WAS IST IHRE ZIELGRUPPE?
Unterschiedliche Zielgruppen stellen unterschiedliche Erwartungen an Ihr virtuelles Event. Ihre Veranstaltung kann sich zum Beispiel ausschließlich intern an Ihre Belegschaft richten. Hier kommt es den meisten unserer Kunden vor allem auf eine abgesicherte Datenübertragung (auch ins Home-Office) und zuverlässige Zugriffssmöglichkeiten an, teilweise auch auf die spontane Umsetzbarkeit und die Kontrolle der Anwesenheit der Teilnehmer. Wenn Sie dagegen eine Veranstaltung für Anteilseigner oder Kunden planen, werden Sie einen genauso großen Wert auf Zuverlässigkeit legen, aber der technischen Qualität der Video- und Audioübertragung unter Umständen ein deutlich größeres Gewicht einräumen, damit die Veranstaltung auch positiv auf Ihr Unternehmensimage und Ihre Marke einzahlt. Unter Umständen richtet sich Ihre Veranstaltung auch an einen bestimmten, abgeschlossenen Personenkreis (z.B. Ärzte), so dass der Zugriff durch technische Maßnahmen kontrolliert werden muss. Das gleiche gilt selbstverständlich auch für kostenpflichtige Veranstaltungen, für die ein Ticketverkauf realisiert werden muss.
Berücksichtigen Sie zudem, welche Motivation Ihre Zielgruppe zur Teil- nahme hat. Handelt es sich um eine Pflichtveranstaltung oder nehmen die Teilnehmer freiwillig daran teil? Haben sie evtl. Geld dafür bezahlt? Je höher die Ansprüche Ihres Publikums, umso höher sind auch die Anforderungen an die technische Zuverlässigkeit und die Professionalität der Durchführung.
WIE GROSS IST IHRE TEILNEHMERZAHL?
Ebenfalls wichtig ist die Frage, wie viele Menschen Sie mit der Veranstaltung erreichen wollen. Vom 1:1-Kontakt, dem interaktiven Austausch in kleinen Gruppen von 10 – 30 Teilnehmern bis hin zu Massenveranstaltungen mit 1.000 Teilnehmern und mehr ist heutzutage alles möglich. Selbstverständlich hat aber die Teilnehmerzahl Auswirkungen auf die inhaltlichen Gestaltungsmöglichkeiten. Eine Audiokonferenz, in der alle Teilnehmer per Mikrofon miteinander sprechen können, macht zum Beispiel nur in Gruppen bis maximal 30 Teilnehmer Sinn und stellt höhere technische und persönliche Anforderungen an die Teilnehmer. Ist die Teilnehmerzahl größer, sollte hier besser auf die rein schriftliche Kommunikation per Chat zurückgegriffen werden. Diese Entscheidungen können aber auch von der technischen Affinität Ihrer Zielgruppe beeinflusst werden. Je klarer Sie den angestrebten Nutzen und die Zielsetzung Ihrer Veranstaltung für die verschiedenen Beteiligten benennen können, umso besser lassen sich technische Anforderungen auf Ihren Bedarf zuschneiden.
IHR ENTSCHEIDUNGSWEG ZUM VIRTUELLEN EVENT
DIE RICHTIGE PRODUKTIONSVARIANTE WÄHLEN
Ebenso vielseitig wie der Kreis der Teilnehmer an einem virtuellen Event sind auch die technischen Produktionsmöglichkeiten. Es gibt hier im Prinzip drei verschiedene Varianten, die wir in einem separaten Artikel in diesem Magazin noch ausführlich behandeln. Von einer einfachen Produktion mit Webcam und Headset, deren Qualität naturgemäß begrenzt ist und recht hohe technische Anforderungen an die Referenten stellt, bis hin zu einer professionellen Umsetzung mit mehreren Kameras, Liveregie und sehr hoher Bild- und Tonqualität für größere Veranstaltungen hängt die Wahl vor allem von Ihren Zielen ab. Wichtig ist aber auch, ob die Veranstaltung überhaupt von einem zentralen Ort, zum Beispiel unserem Livestreaming-Studio oder Ihrem Unternehmen, stattfinden kann, oder ob diese (z.B. aufgrund von Reisebeschränkungen) ortsunabhängig durch Zuschaltung der Referenten per Webcam erfolgen muss. Selbstverständlich sind auch Mischformen denkbar, zum Beispiel indem externe Referenten per Webcam ins Studio geschaltet werden.
DER WICHTIGSTE ERFOLGSFAKTOR FÜR DIE PRODUKTION
Wichtig für alle Produktionsvarianten ist: Trennen Sie, wann immer möglich, die inhaltliche Kompetenz von der technischen Kompetenz und bürden Sie Ihren Experten, Speakern oder Referenten vor der Kamera keine technische Verantwortung auf! Nur dann können sich Referenten tatsächlich auf ihre eigentliche Aufgabe, die inhaltliche Gestaltung konzentrieren. Virtuelle Events leiden sehr stark in ihrer Wirksamkeit und Qualität, wenn ein Referent ganz allein für Technik, Vortrag und die Betreuung der Teilnehmer verantwortlich ist. Durch eine professionelle technische Moderation lassen sich auch virtuelle Veranstaltungen im kleineren Kreis deutlich aufwerten und Referenten entlasten.
WIE MACHEN SIE IHRE VERANSTALTUNG ZUGÄNGLICH?
Mit der Wahl der Produktionsvariante stellt sich die Frage: Welche Anforderungen gibt es an die Übertragung und die Veröffentlichung der Inhalte? Zu berücksichtigen ist unter anderem:
- Soll die Übertragung öffentlich und für jeden zugänglich sein oder muss diese geschützt werden?
- Welche Schutzmaßnahmen vor fremdem Zugriff und welches Schutzniveau für die Inhalte ist sinnvoll und angemessen?
- Erfüllt die technische Lösung alle Anforderungen an Datenschutz- und Compliance-Richtlinien in Ihrer Organisation?
- Wie werden der Zugriff und die Weitergabe von Inhalten beschränkt und kontrolliert?
- Sind die gewählten Übertragungswege zuverlässig oder besteht ein Risiko, wenn der Teilnehmerandrang größer ist als erwartet oder Netzschwankungen auftreten?
IST DIE VERFÜGBARKEIT GEWÄHRLEISTET?
Gerade beim letzten Punkt sollte man sich vorab die Frage stellen, wie zuverlässig kostenfreie Angebote oder Cloud-Anbieter tatsächlich sind. Dienste wie Facebook, Youtube oder Twitch bieten zwar kostenfreie Livestreaming-Möglichkeiten, können aber diese Leistungen jederzeit und ohne Vorwarnung einschränken oder ganz einstellen. Auch bei kostenpflichtigen Cloud-Anbietern gibt es keine Garantie für die Verfügbarkeit der Dienste, da die Kapazitäten auf alle Nutzer aufgeteilt werden müssen und naturgemäß nicht planbar sind.
Aktuelle Beispiele für Funktionseinschränkungen gibt es zuhauf: Youtube und Facebook haben die verfügbare Auflösung für das Video-Streaming (ebenso wie Netflix für die Video-on-demand-Nutzung) vorsorglich reduziert. Anwender von GoToMeeting, Webex und Zoom berichten von Einschränkungen bei der Nutzbarkeit der Dienste. Einer unserer Kunden berichtete zum Beispiel davon, dass bei der Plattform „Webex“ zeitweise keinerlei Videoübertragungen möglich waren. Der deutsche Webinar-Plattformanbieter „edudip“ ist am 17. März 2020 komplett zusammengebrochen. Kommt es zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie den Dienst nutzen möchten, zu Einschränkungen, fällt Ihr digitales Event ins Wasser.
Aber auch bei einer rein unternehmensinternen Übertragung sollte vorab geprüft werden, ob die Kapazität des Netzwerks dem gleichzeitigen Zugriff von hunderten von Mitarbeitern auf Livestreaming-Videos gewachsen ist und ob es Möglichkeiten gibt, die genutzte Datenübertragung darauf anzupassen. Wir erleben in der Praxis häufig, dass zum Beispiel kritische EDV-Systeme priorisiert werden oder Backups bzw. Hintergrundaufgaben im Unternehmensnetzwerk zu bestimmten Zeitfenstern (z.B. in den Mittagspausen) durchgeführt werden, die dann einen Großteil der Netzkapazität in Anspruch nehmen. Ihr Livestreaming-Dienstleister sollte in der Lage sein, flexibel auf diese Herausforderungen reagieren zu können.
WENN MÖGLICH RESERVIERTE BANDBREITEN NUTZEN
Die beste Verfügbarkeit und Planbarkeit besteht aktuell in der Reservierung von Streaming-Kapazitäten in Rechenzentren, die nicht mit anderen Übertragungen geteilt werden und in der Nähe der tatsächlichen Endnutzer liegen. Die neokom.tv hat hierfür eigens verschiedene Server bei mehreren Anbietern in Deutschland angemietet, um die Zuverlässigkeit der Datenübertragung zu sichern.
FRAGEN SIE NACH DER „LATENZ“!
Im Zusammenhang mit der Auslieferung des Livestreams sollten Sie einen wichtigen Begriff aus der Netzwerktechnik kennen: Die sog. „Latenz“. Damit wird die Zeitdauer bezeichnet, die ein Signal vom Sendepunkt bis zum Endnutzer benötigt. Die Latenz kann bei Echtzeit-Anwendungen, z.B. bei Videotelefonie, von 1 – 2 Sek. (in Verbindung mit Einschränkungen bei der Bild- und Tonqualität) bis hin zu 20 – 30 Sekunden und mehr bei Livestream-Plattformen wie Youtube etc. reichen (die dafür aber gute bis sehr gute Videoqualität und flüssiges Abspielen der Videos ermöglichen).
Die Latenz hat Auswirkungen auf die inhaltlichen Gestaltungsmöglichkeiten Ihres Events und die Interaktion mit den Teilnehmern. Bei langsamer Übertragung Ihres Signals macht zum Beispiel eine Audiokonferenz mit den Teilnehmern per Mikrofon keinen Sinn. Fragen Sie Ihren Anbieter daher nach der zu erwartenden Latenz und den technischen Anpassungsmöglichkeiten. Eine möglichst kurze Latenz ist übrigens nicht immer die beste Wahl, da hier im Gegenzug Einschränkungen bei der Videoqualität unvermeidlich sind.
DIE TEILNEHMER EINBEZIEHEN
Es bestehen verschiedene technische Möglichkeiten, während Ihrer Live-Übertragung mit den Teilnehmern zu kommunizieren und zu interagieren. Die Interaktionsmöglichkeiten sollten bei der inhaltlichen Planung Ihres Events berücksichtigt werden, da so die Attraktivität Ihrer Veranstaltung deutlich ansteigt.
Gängige Interaktionsmöglichkeiten für kleine Teilnehmerzahlen sind:
- Audiokonferenz per Mikrofon
- Whiteboard-Nutzung
- Chat
- Umfragen und Live-Voting
Mit Ausnahme der Audiokonferenz sind alle Interaktionsmöglichkeiten auch massentauglich und lassen sich auch bei großen und sehr großen Teilnehmerzahlen anwenden. Bei öffentlichen Veranstaltungen auf Social-Media-Plattformen stehen je nach Dienst auch noch eine Reihe anderer Interaktionsformen zur Verfügung.
Gerne beraten wir Sie und die Referenten Ihrer Veranstaltung bei der Entwicklung von Interaktionen.
DAS FOLLOW-UP
Was passiert im Nachgang zu Ihrer Veranstaltung? Welche Maßnahmen müssen berücksichtigt und eingeplant werden?
Denkbar sind zum Beispiel:
- Durchführung einer Lernerfolgskontrolle oder eines Tests
- Versand von Teilnehmerzertifikaten
- Zufriedenheitsbefragungen
- Follow-Up-Emails oder Telefonate
- Aufbereitung, Veröffentlichung oder Weiterverkauf der Aufzeichnung
Fragen Sie Ihren Dienstleister, welche technischen Möglichkeiten vorhanden sind und genutzt werden können.
Fazit
Virtuelle Events sind komplexe Veranstaltungen, die professionell durchgeführt werden sollten, um die gewünschte Wirkung zu erzielen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Veranstaltung gut zu planen und wählen Sie technisches System und Anbieter entsprechend Ihrer Ziele aus.
Dieser Artikel erschien zuerst in unserem Kundenmagazin neokom.tv | insight – jetzt kostenfreies Abo bestellen!